Urząd Gminy w Białych Błotach

Protokół 03.08.2007r. (kontrola w Klubie Sportowym w Łochowie)

 
Protokół  z kontroli przeprowadzonej przez Zespół Kontrolny Powołany przez Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Białe Błota.
 
 
 
Na podstawie Planu Pracy Komisji na II-gi kwartał 2007r. Zespół Kontrolny  w składzie:
 
Przewodniczący:  Edmund Łączny
Członkowie:        Maria Wolsztyńska
                         Gabriela Żernicka
                         Patryk Thiede
 
W dniach od 25-go czerwca do 20-go lipca 2007r. przeprowadził kontrolę problemową Klubu Sportowego w Łochowie.
 
 
     W imieniu kontrolowanego w dniu 25-tegoczerwca wystąpił Prezes Klubu p. Mieczysław Kuczyński, V-ce Prezes p. Bronisław Balcerowski i Członkowie Zarządu p. Mirosław. Bołzan i p .Jan Brandys a także p. Księgowa Krystyna Klimczyk.
 
Komisja stwierdza, że przedstawiono księgę zaksięgowanych rachunków, która znajdowała się u p. Księgowej.  Przedstawiono także przygotowany odręcznie na polecenie w dniu 04.06.2007r. przez przew. Komisji preliminarz, który nie miał swojego odbicia w dokumentach klubu w urzędzie gminy. Prezes stwierdził, że nigdy nie widział protokołu kontroli prowadzonej przez Kom. Rew. w 2006r. Tu należy nadmienić, że protokół (co wynika z rozdzielnika ) był kierowany do Wójta, Przewodniczącego Rady Gminy i Klubu.
  Jednocześnie komisja stwierdza, że otrzymana do kontroli w dniu 20.06.2007r. teczka dokumentów klubu przechowywanych w gminie oraz oryginały rachunków i ich zestawień okazanych Komisji przez Prezesa Klubu, zostały bez wiedzy komisji pobrane z biura rady przez p. Patrycjusza Migawa i przekazana p. Skarbnik Lucynie Krasulak, która wykonując polecenie, w dniu 20.06.2007r po pracy, dokonała kontroli pod względem rachunkowym. Po dokonaniu kontroli rachunki i zestawienia zostały kserowane przez p. Migawę (w dniu rozpoczęcia kontroli koordynator ds. sportu przedstawił wyłącznie zestawienia wydatków twierdząc, że są to wszystkie dokumenty, które posiada). Ten fakt, a także stwierdzenie Prezesa Klubu w trakcie kontroli w dniu 4-tego czerwca 2007r., że nikt od niego rachunków nie pobierał w 2007 roku, świadczy o tym, że nie była prowadzona wnikliwa kontrola wykonania zadania za 2006 rok. O tym fakcie świadczą także, przedstawione w dalszej części protokołu wyniki kontroli.
 
 
 
. Komisja w obecności kontrolowanych zdecydowała, by sprawdzenia pod względem księgowym zlecić księgowości gminy, jednak ze względu na to, że p. Księgowa pod względem rachunkowym kontroli dokonała w dniu 20.06.2007r, od wcześniej podjętego ustalenia odstąpiono.
                 Członkowie Zarządu Klubu złożyli kilka wyjaśnień dotyczących liczebności zawodników oraz ich ubezpieczenia, po czym kontrola w obecności przedstawicieli klubu się zakończyła.
                Komisja po kilku formalnych zabiegach uzyskała z urzędu gminy protokół Kom. Rew. z 2006r i przystąpiła do dalszej kontroli na podstawie dokumentów.
 
Cele  kontroli:
1.        Wykonania zaleceń pokontrolnych.
2.        Celowości wydawanych środków.
3.        Wiarygodności oferty na podstawie której Komisja pod przewodnictwem Wójta    przyznała fundusze Klubowi na działalność w 2006 i 2007roku.
 
 
Skład Zarządu Klubu Sportowego Łochowo
 
Prezydium Klubu:
- Mieczysław Kuczyński - Prezes
- Bronisław Balcerowski - Wiceprezes ds. organizacyjnych i finansowych
- Aleksander Nowak - Dyrektor Klubu (pełniący jednocześnie obowiązki Sekretarza)
 
Pozostali członkowie Zarządu:
- Mieczysław Baczewski - Wiceprezes ds. sportowych
- Jan Brandys - członek Zarządu(kierownik drużyny)
- Mirosław Kunicki - członek Zarządu(kierownik drużyny)
- Mirosław Bołzan - członek Zarządu(kierownik drużyny)
 
Ten etap kontroli przeprowadzono na podstawie dokumentów:
 
-          Protokół z kontroli wykorzystania środków budżetowych przez Klub Sportowy w Łochowie przeprowadzonej przez Komisję Rewizyjną w dniach 28 luty i 14 marca 2006r.
-          Dokumentów przechowywanych w gminie dotyczących K.S. Łochowo i rachunków przechowywanych w klubie a następnie ich ksera.
 
    W trakcie prowadzonej kontroli stwierdzono:
 
1.        Nie wykonano wniosku  Kom. Rew. z kontroli w 2006r.  Wójt nie tylko nie zwiększyła nadzoru  nad wykonaniem zadania przez K.S. Łochowo, to na podstawie kontroli  dokumentów stwierdzamy, że nadzór w zakresie racjonalnego wykorzystywania środków zgodnie z  zaktualizowanym kosztorysem (którego nie było) nie był  prowadzony.
 
2.        Brak kontroli i nadzoru ze strony Wójta doprowadził do tego, że nadal (mimo zaleceń kontroli Komisji Rewizyjnej z dnia 28.02 i 14.03.2006 roku) występowały poważne braki w opisie faktur i rachunków polegające na braku podpisów, dat, rozliczenia zakupionych towarów i tak:
-          w zestawieniu wydatków K.S.Ł. za okres od 1-go stycznia 2006r. do 30-go czerwca 2006r.  w fakturach o liczbie porządkowej 4, 9, 10, 12, 17, 20, 26, 27.
-          w zestawieniu wydatków K.S.Ł. za okres od 1-go lipca 2006r. do 30-tego września 2006r. w fakturach o liczbie porządkowej 1, 3, 4, 7, 9, 10, 13, 17.
-          w zestawieniu wydatków K.S.Ł. za okres od 1-go października 2006r. do końca grudnia 2006r. w fakturach o liczbie porządkowej 1, 2, 3, 6, 7. Dodatkowo brak podpisu pod tym zestawieniem ze strony urzędnika gminy. Ten fakt potwierdza ocenę Komisji o nie przeprowadzeniu kontroli tego okresu a tym samym kontroli rocznej. Dwa pierwsze zestawienia były podpisane a więc w tym okresie faktury mogły być przeglądane.
 
3.        Komisja nie mogła dokonać kontroli właściwego wydatkowania funduszy  na zadania
przewidywane w ofercie na 2006r., ponieważ  nie ma ani w klubie ani w aktach gminy
zaktualizowanego kosztorysu wydatków. Fakt ten potwierdził p. Migawa przedstawiając  ogólny podział funduszy na transze. Wyjaśnił jednocześnie, że w tym czasie nie pracował i za to nie odpowiada. Nie był w stanie powiedzieć na podstawie czego prowadził rozliczenie finansowe zadań za 2006r. Pokazał sprawozdanie które było jedynie zestawieniem faktur.
 
4.        Brak gospodarności w wyborze wykonawców i brak oceny wartości zlecanych zadań
      i zakupów i tak:
a)do przewozu zawodników na mecze zatrudniano jedną z najdroższych firm, która wystawiając faktury nie podawała trasy ani przejechanych kilometrów, przez co poniesiona wielotysięczne straty. Jeden z przykładów - Klub zapłacił za przejazd do m. Mąkowarsko 374,50zł. i taką samą kwotę zapłacił za przejazd do B. Błot. Trasa kilkakrotnie krótsza. Również z opisu niektórych faktur nie można ustalić celu wynajmu transportu;
Potwierdzeniem na to są następujące faktury:
-          Nr 6/2006 z dnia 06.04.2006r.;
-          Nr 7/2006 z dnia 07.04.2006r.;
-          Nr 1/IV z dnia 02.04.2006r.;
-          Nr 2/IV z dnia 23.04.2006r.;
-          Nr 16/V z dnia 15.05.2006r.;
-          Nr 11/V z dnia 21.05.2006r.;
-          Nr 17/VI z dnia 17.06.2006r.;
-          Nr 5/VI z dnia 04.06.2006r.;
-          Nr 16/VI z dnia 14.06.2006r.;
-          Nr 4/VIII z dnia 13.08.2006r.;
-          Nr 5/VIII z dnia 16.08.2006r.;
-          Nr 6/VIII z dnia 19.08.2006r.;
-          Nr 90/2006 z dnia 27.08.2006r.;
-          Nr 12/IX z dnia 30.09.2006r.;
-          Nr 1/X z dnia 01.10.2006r.;
-           
b)brak analizy cen zakupu art. spożywczych  i dokonywanie zakupów u radnego gminy, a jednocześnie członka rodziny  zarządu klubu ( jest to dopuszczalne, ale jednocześnie nieetyczne i nasuwające niepotrzebne przypuszczenia. Mądre władze klubowe powinny unikać tego rodzaju działań! Tym bardziej, że nie ma w dokumentach klubu, zapytań o cenę zakupionych artykułów  z innych sklepów);
c)brak zasadności zakupu napojów w grudniu jednego dnia w ilości 181 butelek 0,5 litrowych po sezonie sportowym, należy nadmienić, że w sezonie dokonywano również zakupów napojów w dniu w których odbywały się mecze ( F- Nr 131/2006 z 03.12.2006r.);
d)brak dokumentu potwierdzającego odbiór przez 16-tu zawodników obuwia sportowego ( F – Nr 584/12/2006 z 28.12.2006r.);
e)brak rozliczenia drewna zakupionego za ponad 2 tys. zł. na jakie cele zostało wykorzystane ( F – Nr 15/4/2006 z 07.04.2006r.)
 
5.        Nie zrealizowano zaplanowanego zadania na 2006r.
-          nie przygotowano drużyny piłki nożnej (junior) do rozgrywek KPZPN,
-          nie przygotowano zespołu dziewcząt do eliminacji wojewódzkich.
Fakt ten był  podstawą do odrzucenia oferty. Tak się nie stało. Regulamin Konkursu rozdział III punkt 10 w związku z rozdz. IV punkt 2 który mówi: „Zadanie należy wykonać z najwyższą starannością, zgodnie z zawartą umową oraz z obowiązującymi standardami i przepisami w zakresie opisanym w ofercie”.
 
6.        Zarząd klubu nie prowadził kontroli zajęć i treningów, świadczy o tym brak jakiejkolwiek dokumentacji potwierdzającej obecność zawodników na treningach i prowadzenie zajęć przez instruktorów i trenerów. To z kolei uniemożliwia  stwierdzenie, czy zajęcia się odbywają, a tym samym, czy fundusze klubowe i w tej dziedzinie są właściwie wykorzystywane.
 
7.        Sfałszowano ofertę na 2007r. przedstawioną w miesiącu marcu podając, że klub liczy 118 sportowców a faktycznie tylko 72, a także to, że w klubie jest 25 osobowy zespół gimnastyczek a w rzeczywistości ich nie ma już od 1-szego stycznia.
 
Wniosek końcowy z kontroli K.S.Ł.
 
Na podstawie kontroli dokumentów i wyjaśnień Zarządu Klubu i pracownika  gminy p. Patryka  Migawa Komisja stwierdza co następuje:
1.        Nie prowadzono oszczędnej gospodarki przydzielonymi społecznymi środkami przez co ograniczono zakres wykonywanego zadania.
2.        Nie przestrzegano zasad objętych Regulaminem Konkursu ofert.
3.        Brak staranności w pracy księgowej.
 
Klub prowadzony przez Prezesa Klubu Mieczysława Kuczyńskiego bez nadzoru i kontroli zewnętrznej z gminy a także przy braku kontroli wewnętrznej przez Zarząd Klubu zwłaszcza V-ce Prezesa ds. Organizacyjnych i Finansowych, dopuszczał się działań, które odbiegają daleko od podstawowych zasad, polegających na oszczędności, rzetelności, uczciwości i gospodarności.
Ze względu na powyższy stan rzeczy i niezgodne z regulaminem działania wójta w trakcie przydzielania funduszy społecznych dla klubu (udokumentowane w Notatce nr 5/2007  zał. nr 4 do protokoły), należy wstrzymać dalsze jego finansowanie.
 
 
W tej sytuacji Komisja prowadząca kontrolę, przekazuje sprawę do Rady Gminy Białe Błota z wnioskiem o  podjęcie stosownych decyzji.
 
 
Na tym protokół zakończono.
 

Załączniki:
 
Nr 1. Notatka z kontroli nr 3/2007 z dnia 4-tego czerwca 2007r
Nr 2. Protokół z kontroli wykorzystania środków budżetowych przez K.S. w Łochowie przeprowadzonej przez Komisję Rewizyjną w dniach 28.02. i 14.03.2006r.
Nr 3. Notatka z kontroli pracy Wójta w powiązaniu z kontrolą KSŁ.
Nr 4. Regulaminy Konkursów na 2005, 2006, 2007rok.
Nr 5. Umowy podpisane między Wójtem a K.S.Ł. w 2005, 2006, 2007 roku.
 
Uwaga: Powyższe załączniki są częścią składową protokołu przechowywanego w Biurze Rady.  Do pozostałych protokołów można je kserować na żądanie otrzymującego ten dokument.
 
W kontroli brali udział:
 
 
Przewodniczący Komisji  
Edmund Łączny
                                                                                        Z protokołem zapoznał się
                                                                                                Prezes K.S.Ł.
 
                                                                                            Mieczysław  Kuczyński    
Członkowie
Komisji:
 
Maria Wolsztyńska
 
Patryk Thiede
 
Gabriela Żernicka
                                             
 
Protokół  otrzymują:
Przewodniczący Rady Gminy
Wójt Gminy
Prezes Klubu Sportowego Łochowo
a/a